ШҚО Қаржы басқармасы басшысының
2014 жылғы «02» сәуір
№ П-258(к) бұйрығымен бекітілген

«Шығыс Қазақстан облысының қаржы басқармасы»
ММ жұмысының регламенті

1. Жалпы ереже

1. Шығыс Қазақстан облысының қаржы басқармасы жұмысының осы Регламенті (бұдан әрі -  Регламент)  Қазақстан Республикасының Конституциясына, Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметінің актілеріне және өзге де нормативтiк құқықтық актiлеріне сәйкес жүктелген қызметтерді орындау үрдісінде Шығыс Қазақстан облысының қаржы басқармасының (одан әрі - Басқарма) қызметін ұйымдастыру және ішкі тәртібінің жалпы ережені анықтайды.
2. «Нормативтiк құқықтық актiлер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221, «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 заңдарының талаптарына және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтiк құқықтық актiлеріне сәйкес құпия емес іс-қағаздарды жүргізу және хат-хабарларды қабылдау, қарастыру және таратуды ұйымдастыру, оның ішінде электронды құжатайналымын жүргізу осы Регламентпен анықталады.
3. Құпия іс-қағаздарды ұйымдастыру және жүргізу Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасындағы құпия режімді қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.

2.Басқарманың қызметін ұйымдастыру негіздері

4. Басқарманы мемлекеттік қызмет туралы заңнамаға сәйкес Шығыс Қазақстан облысының әкімі лауазымға тағайындайтын және лауазымнан босататын басшы басқарады.
5. Басқарманың құрылымы мен шекті штат санын облыс әкімдігі бекітеді.
6. Басқарма басшысы Басқарманың қызметіне басшылық жасайды және Басқармаға жүктелген міндеттердің орындалуы мен оның өз функцияларын жүзеге асыруы үшін дербес жауап береді.
7. Басқарма басшысының орынбасарлары басшылық арасындағы міндеттерді бөлуге сай жетекшілік ететін бөлімдер жұмысын үйлестіреді.
8. Басқарма басшысы заңнамаға сәйкес Басқарма қызметкерлерін лауазымдарға тағайындайды және лауазымдардан босатады.
9. Басқарма басшысының орынбасарлары басшылық арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес басқарма басшысы болмаған жағдайда оның міндеттерін атқарады.
10. Басқарманың бөлім басшылары өзінің бөлімдерінің қызметін жетекшілік ететін басқарма орынбасарларымен келіседі.

3. Жұмыс режімі

11. Сенбі, жексенбі  - екі демалыс күні бар бес күндік жұмыс аптасы белгіленеді.
12. Жұмыс күнінің ұзақтығы – 8 сағат.
жұмыстың басталуы  - 9-00.
Жұмыстың аяқталуы – 18-30.
Түскі ас үзілісі – 13-00 бастап 14-30 дейін.
13. Басқарма қызметкерлері қолданыстағы заңнамаға сәйкес жұмыс істемейтін күнге жұмысқа тартылуы мүмкін.

4. Басқарма жұмысын жоспарлау

14. Басқарма жұмысы ағымдағы жоспарлауға сәйкес жүзеге асырылады және стратегиялық және операциялық жоспарлар, сондай-ақ бөлімдер жұмысының тоқсандық жоспарлары негізінде құрылады.
15. Бөлімдер алдағы тоқсанға жұмыс жоспарларын әзірлейді, олар жетекшілік ететін басқарма орынбарларымен келісіледі және ағымдағы тоқсанның 25-күнiнен кешiктiрмей басшылық немесе оны алмастыратын тұлға бекітеді.
16. Бекітілген жұмыс жоспарлары ұйымдастыру-құқықтық бөліміне ұсынады.
17. Ағымдағы тоқсанның 10-күнiнге дейін мерзімде жиынтық және басшылыққа ұсыну үшін бөлімдер өткен тоқсанның жұмыс жоспарының іске асырылу барысы туралы есепті ұсынады.
18. Операциялық жоспардың орындалуы туралы есептер жиынтық және басшылыққа ұсыну үшін есептi кезеңнен кейiнгi айдың 5-күнiнен кешiктiрмей ай сайын бухгалтерлік есеп және есептілік бөліміне ұсынылады.
19. Бөлімдердің жұмыс жоспарларын уақтылы әзірленуіне жалпы бақылау ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің басшысына жүктеледі.

5. Басқарманың аппарат мәжілістерін дайындық және өткізу

20. Басқарма басшысы басшының орынбасарлары және бөлім басшыларымен аппарат мәжілісін өткізеді. Жеке жағдайларда салалық мәселелерді қарастырған кезде осы мәселеге жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарларымен мәжіліс өткізуі мүмкін.
21. Аппарат мәжілістерінде бюджеттің атқарылуы, коммуналдық мүлікті басқару, басқарма жұмысын тиімді ұйымдастыру үрдістерін ұйымдастыру және үйлестіру мәселелерін қарастыруға жатады.
22. Мәжілісті басқарма басшысы, ол болмаған жағдайда оны алмастыратын тұлға жүргізеді.
23. Әрбір басқарманың аппарат мәжілісі өткізген күннен бастап бір күн ішінде тапсырмалар хаттамасымен рәсімделеді. Тапсырмалар хаттамасын жүргізу және рәсімдеу үшін жауапкершілік ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің басшысына жүктеледі. Рәсімделген тапсырмалар хаттамасы басқарма басшысына бекітуге ұсынылады.
24. Тапсырмалар хаттамаларына күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмір беріледі. Хаттамалар басқарманың іс номенклатурасы бойынша папкасына тігіледі.
25. Басқарманың аппарат мәжілісінің мәселелері бойынша қажеттілік туындаған кезде бөлім басшылары өздерінің бөлім қызметкерлерімен жұмыс мәжілістерін өткізеді.
26. Тапсырмалардың орындалуына бақылау ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің басшысына жүктеледі.

6. Басқармадағы іс-қағаздарды жүргізуді ұйымдастыру, электронды құжатайналым

27. Басқармаға келіп түсетін хат-хабарларды іс- қағаздарын жүргізу жөніндегі инспекторы қабылдайды және тіркейді (бұдан әрі - Кеңсе).
28. Басқарма мекенжайына жолданған құжаттар (хаттар, ақпараттар және т.б.) бірінші басшысының немесе мәселені жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарларының атына жолданған болуы керек.
29. Басқарма қызметкерлеріне кеңсемен тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс жасауға тиым салынады.
30. Есептер, бөлім сұранысына жауаптар, басқарма қызметкерлердің өтініштері, телефонограммалар, телеграммалар, факсограммалар, құттықтаулар тіркеуге жатпайды.
31. Конверттердi ашардың алдында олардың рәсiмделуiнiң дұрыстығы, орамының бүтiндiгi тексерiледi. Конверттердi ашқан кезде мекенжайдың жөнелтушi атауымен сәйкестiгi салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексерiледi. Құжаттар жеткiлiксiз болған, пакеттер бүлiнген жағдайда үш данада акт жасалады, бұл ретте актiнiң бiр данасы кеңседе қалады, екiншiсi құжатпен бiрге арналуы бойынша берiледi, ал үшiншiсi жөнелтушiге жолданады.
Дұрыс арналмаған және рәсiмделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтiледi немесе жөнелтушiге қайтарылады. 
32.Кеңсеге жоғарыда көрсетiлген талаптарға сәйкес келмейтiн құжаттарды қабылдау басшының нұсқауы бойынша ғана жүзеге асырылуы мүмкiн.
33.Кiрiс хат-хабарларды тiркеу құжаттың бiрiншi парағының оң жақ төменгi бұрышына негiзгi құжаттың тiркеу нөмiрi, тiркелген күнi қою жолымен жүзеге асырылады.
34.Кіріс құжаттарын тіркеу электронды түрде «Lotus Notes» электронды құжатайналым жүйесін қолдана отырып, тіркеледі.
35.Электронды түрде және қағаз нұсқасында тіркелген кіріс хат-хабарлар басқарма басшылығына немесе оны алмастыратын тұлғаға ұсынылады. Одан әрі тиісті қарары бойынша электронды және қағаз жүзінде оның орынбасарларына жіберіледі. Хат-хабарларды басшылық қарағаннан кейін қарары бар құжаттар орындаушыларға келіп түседі. Қарарында:
- барыс септігінде орындаушылар;
- құжатты қолданудың анық және толық мазмұны немесе орындаудың тәртiбi мен сипаты;
- басшының толық жазылған жеке қолы (атының бiрiншi әрпi мен тегi);
          -   күнi (күнi, айы, жылы) көрсетілуі тиіс.
Кiрiс хат-хабарларды басшылық қарастырып, кеңсе құжатты тіркелген күні орындаушы үшін бөлімдерге беруі керек.
36. Егер тапсырма бірнеше орындаушыға берілсе, онда құжатты орындау және жинақтау жүзеге асыратын тұлға міндетті түрде көрсетіледі. Егер осындай белгі жоқ болса, орындаушы өзі құжатты орындайды және жинақтайды. барлық тапсырмалардың сапалы орындалуына қарарда көрсетілген барлық қызметкерлер жауапкершілікке артады. «Lotus Notes» электронды құжатайналым жүйесіндегі Жұмыс бойынша нұсқаулыққа сәйкес қарар электронды түрде қарарды  қойған тұлға немесе кеңсе қояды.
37.Құжаттарды орындағаннан кейін орындаушы оны бақылаудан алу туралы белгі қою үшін кеңсеге беріледі.
Құжатты бір бөлімнен екінші бөлімге беру тек кеңсе арқылы жүргізіледі.
38.Құжаттарды әзірлеу кезінде Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын басшылыққа алу керек.
39.А-4 форматындағы ақ қағазда хаттар әзірленеді, онда орындаушының және бөлім басшысының қолы болады (қажет болған жағдайда жетекшілік ететін орынбасары), құжат мәтіні «14» мөлшерінде «Time New Roman» қаріпімен жоларалық бір интервалда (жекелеген жағдайларда қаріп және интервал басқадай болуы мүмкін) басылады және келісуге басшылыққа беріледі. Келісілгеннен кейін хат жобасының таза нұсқасын орындаушы қол қоюға басшылыққа ұсынады. Қызметтік құжаттар белгіленген нысандағы бланктерде тек мемлекеттік тілде  басылуы керек, қажет болған жағдайда орысша нұсқасы қоса беріледі. Бөлім арасында хат алмасуларда бланктер пайдаланылмайды.
40.Шығыс хат-хабарларды белгіленген үлгіде шығыс хат-хабарларды тіркеу журналында кеңсе тіркейді.
41.Құжаттарды тіркемей жіберуге тиым салынады. Кеңсе шығыс құжаттарының дұрыс рәсімделуін тексереді. Дұрыс рәсімделмеген құжаттар орындаушыға жөндеуге қайтарылады.
Құжатта дұрыс көрсетілмеген мекенжайға құжаттардың жіберілуіне жауапкершілік  орындаушыға жүктеледі.

7. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарастыру және олардың орындалуына бақылау тәртібі

42. Жеке және заңды тұлғалардың (бұдан әрі Тұлғалар) өтініштері бойынша жұмысты ұйымдастыруды «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» Қазақстан Республикасының Заңына, сондай-ақ осы мәселені реттейтін өзге де нормативтiк құқықтық актiлеріне сәйкес ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің қызметкері жүргізеді.
43. Барлық басқарма келіп түскен өтініштері «Азаматтардың өтініштерін бірыңғай есепке алу» бағдарламалық өнімде және оларды алған күні белгіленген нысандағы журналда тіркеледі. Бірінші бетіне мөр қойылады, онда жеке тұлғалар үшін «ф» белгісі бар тіркеу нөмірі, заңды тұлғалар үшін «ю» белгісі бар тіркеу нөмірі және келіп түскен күні көрсетіледі. Тұлғалардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын жүргізу іс-қағаздарын жүргізудің басқа түрлерінен бөлек жүргізіледі.
44. Виртуалды қабылдау арқылы келіп түскен тұлғалардың өтініштерін қабылдау және қарастыру Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіпте жүзеге асырылады.
45.   Бір тұлғаның бір мәселе бойынша бұрынғы өтініші бойынша кемiнде екi рет түскен өтiнiшi заңнамамен белгіленген қарау мерзімі өтіп кеткен болса немесе егер өтініш беруші қабылданған шешімге келіспесе, қайталанған деп есептеледi. Әртүрлі мәселелер бойынша авторы бір өтініштері бастапқы деп саналады. Бір  мәселе және сол сұраныс бойынша өтініш берушіге толық жауап берілген жағдайда қайталанды деп саналмайды және бірнеше рет қарастырылмайды.
46. Тұлғалардың өтінішітерінің орындалу мерзімі 30 күнтізбелік күн, ал қосымша қарастыруды және тексеруді талап етпейтіндерге – 15 күнтізбелік күннен көп емес және оларды тіркеген күннен бастап есептеледі. Өтініштерді орындау мерзімдері ұзартылған жағдайда басқарма басшысына мерзімін және күнін ұзарту  себептерін көрсете отырып, қызметтік жазбахат жазылады.
47. Шығыс құжаттарын тіркеу журналында өтініштерді қарастыру және орындау туралы белгі жүзеге асырылады.
48. Басқарма басшылығының жеке қабылдауы белгеленген күні мен сағатта жүзеге асырылады:
Басқарма басшысы – сейсенбі күні сағат 16-00-ден бастап 18-00-ге дейін.
Басшының коммуналдық меншік мәселелері жөніндегі орынбасары – бейсенбі күні сағат 16-00-ден бастап 18-00-ге дейін.
Басшының бюджеттің атқарылу мәселелері жөніндегі орынбасары – сәрсенбі күні сағат 16-00-ден бастап 18-00-ге дейін.
49. Сыбайлас жемқорлық және мемлекеттік қызметшілердің қызметтік этикасын бұзу фактілерін хабарлау үшін басқармада сенім телефоны (нөмірі 26-52-59) бар.
50. Мемлекеттік қызметшілердің этикасын бақылау кітабы бар, онда азаматтардың шағымдары және өтініштері тіркеледі, ол қабылдау бөлмесінде.

8. Әкімдік және облыс әкімінің нормативтік-құқықтық актілерін, басқарма басшысының бұйрықтарын дайындау, рәсімдеу және келісу  тәртібі

51. Әзірлеуші Басқарма болып табылатын әкімдік және облыс әкімінің заңға тәуелдi нормативтiк құқықтық актілерінің жобалары облыс әкімдігінің бланкілерінде дайындалады, «Нормативтiк құқықтық актiлер туралы» Қазақстан Республикасының Заңының, «Заңға тәуелдi нормативтiк құқықтық кесiмдердiң жобаларын рәсiмдеудiң және келiсудiң кейбiр мәселелерi туралы» Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң қаулысының талаптарына, Облыс әкімі аппаратының регламентіне сәйкес рәсімделеді және келіседі.
52. Бұйрық жобалары басқарма бланкілерінде басылады, орындаушылардың қолы қойылады, мүдделі бөлімдер басшыларымен, басқарма басшысының жетекшілік ететін орынбасарларымен  келісіледі және басқарма басшысына қол қоюға ұсынылады.
53. Басқарма басшысының қолы қойылған бұйрықтарды (түпнұсқаларын) жауапты тұлға тіркейді және мұрағатқа тапсырғанға дейін ұйымдастыру-құқықтық бөлімінде сақталады.
54. Басқарма қызметкерлерінің жеке құрам, демалыстар және іссапарлар бойынша бұйрықтары бұйрықтардан бастап негізгі қызметтерге дейін жеке топтастырылады және тек заңгер қол қояды.

9. Құжаттардың атқарылуын бақылауды ұйымдастыру тәртібі

55. Басқармаға келіп түсетін құжаттарды орындау мерзімдеріне бақылауды іс- қағаздарын жүргізу жөніндегі инспекторы жүзеге асырады.
56. Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметінің актілерін, Президент, Премьер-министр тапсырмалары бар құжаттар, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдері, облыс әкімінің және оның орынбасарларының тапсырмалары бар құжаттарды орындау ерекше бақылауға алынады.
57. Жоғары тұрған органдардың құжаттарын және тапсырмаларының уақтылы орындалуына бақылауды ұйымдастырғаны үшін жауапкершілік ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің басшысына жүктеледі.
58. Бақылауға алынған құжаттар оларда немесе оларға жазылған қарарда көрсетілген мерзімде орындалады.
59. Тапсырманы орындау мерзімі болмаған жағдайда бір ай орындау мерзімі белгіленеді.
60. Егер құжат белгіленген мерзімде орындалуы мүмкін болмаған кезде онда орындаушы басшылықты кідіру себептерін көрсетіп, жазбаша хабардар етуі керек және орындау мерзімін ұзарту туралы сұранысты негіздеуі тиіс.
61. Орындау мерзімі басқармаға құжат келiп түскен кезiнен бастап есептеледi, егер құжат уақытылы орындалмаған болмаған кезде орындаушы кідіру себептерін жазбаша  негіздейді және орындау мерзімін ұзартуды сұрайды.
62. Аппарат мәжілістерінде берілген басқарма басшылығының тапсырмаларын орындау аппарат мәжілісінің хаттамасындағы орындау кестесінде көрсетіледі және орындаушының қолымен расталады.
63. Құжаттармен жұмыс жағдайы және тапсырмалардың орындалуы туралы ақпарат басқарманың аппарат мәжілістерінде баяндалып отырады.

10. «Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар құжаттармен жұмыс

64. «Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар құжаттар басқармада кеңседе тіркеледі және басқарма басшысынан басқарма басшысының орынбасарына және тікелей орындаушыға беріледі.
65. «Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар барлық құжаттар арнайы журналда тіркеледі. «Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар материалдар металл шкафта және сейфте сақталады.
66. «Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар құжаттардың мазмұнымен оған қатысы жоқ тұлғаларды таныстыруға, сондай-ақ оларды кеңсенің рұқсатынсыз жоюға тиым салынады.

11. Қызметтік құжаттарды, бланктерді және есепке алынатын нысандарды сақтау және пайдалану ережесін сақтау

67. Кеңсе қызметкерлерi құжаттармен жұмыс iстеген кезде қызметтік хат-хабарлармен жұмыс iстеу жөнiнде белгiленген талаптарды қатаң сақтауға,  құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтiк кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кiруi және олардың қызметтiк құжаттармен танысуы, компьютерлердi, жазу машинкаларын, жазатын және көшiргiш қағаздарды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалануы мүмкiндiгiн болдырмайтындай тәртiп сақтауға мiндеттi. Қызметтiк кабинеттердiң кiлтiн есiктiң сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады. Кеңсе құжаттары көшiрмелерiн басшылықтың рұқсатынсыз кiмге болса да беруге үзiлдi-кесiлдi тыйым салынады.
68. Қатаң есептегі бланктер  баспаханалық тәсілмен дайындалады, әзірленген бланктер баспаханалық тәсілмен нөмірленеді.
69. Бланктерді есепке алу және бөлімдерге беру шаруашылық меңгерушісіне жүктеледі.
70. Кеңсе қызметкерлерi құжаттарды жоғалтқаны, қызметтiк ақпаратты жария еткенi, құжаттармен жұмыс iстеудiң ережелерiн бұзғаны үшiн қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапқа тартылады.

12. Кеңсе қызметкерi жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде iстер мен құжаттарды қабылдап алу, беру, өзге мәселелер

71. Кеңсе қызметкерi жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде тиісті бөлім басшысының нұсқауы бойынша өзiндегi орындауға арналған барлық iстер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлiмшенiң басқа қызметкерiне бередi. Бұл жағдайда құжаттарды берушi қызметкер екi данада қызметтiк iстердi қабылдап алу-беру туралы акт жасайды, онда берiлетiн құжаттар көрсетiледi және беру күнiне шешiлмеген мәселелердiң орындалу жай-күйi сипатталады. Актiнiң екi данасына да құжаттарды берушi және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды және бөлім басшысы бекiтедi. Тиісті бөлімнің басшысының қабылдау-беру істері актісінің болуы (жоқтығы) туралы кету қағазына белгі жасалады.
72. Басқармадағы іс номенклатурасын қалыптастыру бөлімдер ұсынған ұсыныстар бойынша мұрағатшы жүргізеді.
73. Осы Регламенттің орындалуына бақылау басшыға және оның орынбасарларына жүктеледі. Басшы және оның орынбасарлары осы Регламент нормаларының сақталуына тексеру жүргізе алады және оны сақталмауы анықталған жағдайда  кінәлі тұлғаларды жауапкершілікке тарту жөнінде мәселені  көтереді.

Ұйымдастыру-құқықтық
бөлімінің басшысы Р. Нұрқасынов

 

Парақтар өзгертілді: 03-05-2017
Мекен-жайы:
070004, Өскемен қ
М.Горький көшесі, 65
Телефoн: +7 (7232) 26 52 59
Факс: +7 (7232) 26 51 08,
Email: oblfin@akimvko.gov.kz
Сайттың әкімшісі:
Меделханова Назира Меделханқызы
телефон:+7 (7232) 24-16-93,
E-mail: n.medelkhanova@akimvko.gov.kz